[ENG]
Authentication and Legalization Services in Canada
Processing Time
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The legalization and/or authentication of documents requires a minimum processing time of forty-eight (48) business hours, starting from the receipt of complete and correct documentation previously approved by the Consular Section.
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Same-day or expedited services are not available.
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As of January 11, 2024, the document authentication process in Canada has been updated. This procedure is now carried out through the Apostille system of the Government of Canada and no longer requires the involvement of our consular services.
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You can find all details at the following link: Changes to authentication services in Canada.
Documents the Embassy Can Process
The Consular Section performs signature authentication and document legalization, as applicable:
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Signature Authentication:
Police certificates (RCMP)
Documents signed in the presence of a consular officer
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Document Legalization:
Pet certificates issued by the Canadian Food Inspection Agency (CFIA)
Important Note:
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In cases of signature authentication, the Consular Section only certifies that the signature was made in its presence and corresponds to the identity of the signer, following verification of a valid identification document.
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The Embassy does not validate, certify, or take responsibility for the content of the document.
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All documents must be originals. Copies are not accepted.
Important Considerations
If you choose to authenticate documents through the Embassy of Panama, the document must subsequently be sent to the Ministry of Foreign Affairs of Panama (Authentication Office).
If you use the Apostille process in Canada, this additional step in Panama is not required.
Fees and Payment Method
The cost is USD 30.00 per authenticated signature.
Important:
Fees are charged per signature, not per document or per page.
Examples:
• One (1) signature → USD 30.00
• Two (2) signatures from different individuals → USD 60.00
• Two (2) signatures from the same person on the same page → USD 30.00
• Four (4) signatures (on one or multiple pages) → USD 120.00
Payment must be made in U.S. dollars (USD) only, for the exact amount, via:
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Cash, or
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Money Order payable to: “Embassy of Panama – Consular Section”
Personal checks and coins are not accepted.
Payment must be sent together with the documents.
Any discrepancy in the amount (overpayment or underpayment) will result in delays.
The number of signatures will be verified by the Consular Section upon review.
Submission of Documents
Important:
Before sending any documents, they must first be submitted by email for review and approval by the Consular Section. Please send them to: conpanamaottawa@mire.gob.pa
In person:
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Once the documentation has been reviewed and approved by email, you will be informed of the date to submit your documents in person at the Embassy.
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At the time of submission, your contact details (phone number and email) will be requested. Once the documents are ready, you will be contacted for pickup.
By courier:
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If you are unable to appear in person, you may send your documents to the Consular Section of the Embassy.
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A prepaid return envelope is mandatory; otherwise, documents must be picked up in person.
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Documents may only be sent by courier once prior authorization has been granted.
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Any documentation sent without prior review and approval will be returned unprocessed using the provided return envelope.
Legalization Inquiries
For legalization processes, please contact the nearest consulate:
Ottawa: conpanamaottawa@mire.gob.pa | +1 (613) 236-7177
Toronto: conpanamatoronto@mire.gob.pa | +1 (416) 651-2350 / +1 (502) 291-9150
Vancouver: vancouverbc@panaconsul.ca | +1 (778) 370-1415 / +1 (236) 866-1307
Montreal: conpanamamontreal@mire.gob.pa | +1 (514) 874-1929
[ESP]
Servicios de Autenticación y Legalización en Canadá
Tiempo de procesamiento
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El trámite de legalización y/o autenticación de documentos requiere un tiempo mínimo de procesamiento de cuarenta y ocho (48) horas hábiles, contadas a partir de la recepción de la documentación completa, correcta y previamente aprobada por la Sección Consular.
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No se realizan trámites el mismo día ni en carácter de urgencia.
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A partir del 11 de enero de 2024, el proceso de autenticación de documentos en Canadá ha sido actualizado. Actualmente, este trámite se realiza mediante el sistema de Apostilla del Gobierno de Canadá, por lo que ya no requiere la intervención de nuestros servicios consulares.
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Puede encontrar todos los detalles en el siguiente enlace: Cambios en los servicios de autenticación en Canadá.
Documentos que la Embajada puede procesar:
La Sección Consular realiza autenticación de firmas y legalización de documentos, según corresponda:
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Autenticación de firmas:
Certificados de antecedentes policiales (RCMP)
Documentos firmados en presencia del funcionario consular
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Legalización de documentos:
Certificados para mascotas emitidos por la Canadian Food Inspection Agency (CFIA)
Nota importante:
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En los casos de autenticación de firmas, la Sección Consular únicamente certifica que la firma fue realizada en su presencia y que corresponde a la identidad del firmante, previa verificación de su documento de identidad válido.
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La Embajada no valida, certifica ni se responsabiliza por el contenido del documento.
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Asimismo, todos los documentos deben ser originales. No se aceptan copias.
Consideraciones importantes:
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Si decide realizar la autenticación a través de la Embajada de Panamá, el documento deberá posteriormente enviarse al Ministerio de Relaciones Exteriores de Panamá (Oficina de Autenticaciones).
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En cambio, si utiliza el proceso de Apostilla en Canadá, este paso adicional en Panamá no será necesario.
Tarifas y método de pago
El costo es de USD 30.00 por cada firma autenticada.
Importante:
El cobro se realiza por firma, no por documento ni por número de páginas.
Ejemplos:
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Un documento con una (1) firma → USD 30.00
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Un documento con dos (2) firmas de personas distintas → USD 60.00
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Un documento con dos (2) firmas de la misma persona en la misma hoja → USD 30.00
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Un documento con cuatro (4) firmas (en una o varias páginas) → USD 120.00
El pago debe realizarse únicamente en dólares estadounidenses (USD), por el monto exacto, en:
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Efectivo, o
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Money Order a nombre de: “Embassy of Panama – Consular Section”
No se aceptan cheques personales ni monedas.
El pago debe enviarse junto con los documentos.
Cualquier diferencia en el monto (excedente o faltante) ocasionará retrasos en el trámite.
El número de firmas será verificado por la Sección Consular al momento de la revisión.
Envío de documentos
Importante:
Antes de realizar cualquier envío, la documentación debe ser previamente remitida por correo electrónico para su revisión y aprobación por parte de la Sección Consular. Deberá enviar los documentos al correo: conpanamaottawa@mire.gob.pa
En persona:
Una vez que la documentación haya sido revisada y aprobada por correo electrónico, se le confirmará el día en que podrá realizar la entrega de los documentos en persona en la Embajada.
Al momento de la entrega, se le solicitarán sus datos de contacto (número de teléfono y correo electrónico). Una vez que los documentos estén listos, se le contactará para su retiro.
Por mensajería (courier):
Si no se presenta en persona, puede enviar sus documentos a la Sección Consular de la Embajada.
Es obligatorio incluir un sobre prepagado para la devolución de los documentos; de lo contrario, deberán ser retirados personalmente.
Solo una vez autorizada, podrá ser enviada por mensajería (courier).
Toda documentación enviada sin la debida revisión y aprobación previa será devuelta sin ser procesada, utilizando el sobre de retorno proporcionado.
Consultas sobre legalizaciones
Para procesos de legalización, por favor contacte el consulado más cercano:
Ottawa: conpanamaottawa@mire.gob.pa | +1 (613) 236-7177
Toronto: conpanamatoronto@mire.gob.pa | +1 (416) 651-2350 / +1 (502) 291-9150
Vancouver: vancouverbc@panaconsul.ca | +1 (778) 370-1415 / +1 (236) 866-1307
Montreal: conpanamamontreal@mire.gob.pa | +1 (514) 874-1929
[FR]
Services d’authentification et de légalisation au Canada
Délai de traitement
La légalisation et/ou l’authentification des documents nécessite un délai minimum de traitement de quarante-huit (48) heures ouvrables, à compter de la réception de la documentation complète et correcte, préalablement approuvée par la Section consulaire.
Aucun service le jour même ni en urgence n’est offert.
Depuis le 11 janvier 2024, le processus d’authentification des documents au Canada a été mis à jour. Cette procédure est désormais effectuée par le système d’Apostille du gouvernement du Canada et ne requiert plus l’intervention de nos services consulaires.
Vous pouvez consulter tous les détails au lien suivant : Modifications des services d’authentification au Canada.
Documents que l’Ambassade peut traiter
La Section consulaire procède à l’authentification de signatures et à la légalisation de documents, selon le cas :
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Authentification de signatures :
Certificats de police (GRC)
Documents signés en présence d’un agent consulaire
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Légalisation de documents :
Certificats pour animaux délivrés par l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA)
Note importante :
Dans les cas d’authentification de signatures, la Section consulaire certifie uniquement que la signature a été apposée en sa présence et qu’elle correspond à l’identité du signataire, après vérification d’une pièce d’identité valide.
L’Ambassade ne valide pas, ne certifie pas et n’assume aucune responsabilité quant au contenu du document.
Tous les documents doivent être originaux. Les copies ne sont pas acceptées.
Considérations importantes
Si vous choisissez de procéder à l’authentification par l’Ambassade du Panama, le document devra ensuite être envoyé au Ministère des Relations extérieures du Panama (Bureau des authentifications).
En revanche, si vous utilisez le processus d’Apostille au Canada, cette étape supplémentaire au Panama ne sera pas nécessaire.
Frais et mode de paiement
Le coût est de 30,00 USD par signature authentifiée.
Important :
Les frais sont appliqués par signature, et non par document ni par nombre de pages.
Exemples :
• Un (1) document avec une signature → 30,00 USD
• Un document avec deux (2) signatures de personnes différentes → 60,00 USD
• Un document avec deux (2) signatures de la même personne sur la même page → 30,00 USD
• Un document avec quatre (4) signatures (sur une ou plusieurs pages) → 120,00 USD
Le paiement doit être effectué uniquement en dollars américains (USD), pour le montant exact, par :
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Espèces, ou
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Mandat-poste à l’ordre de : « Embassy of Panama – Consular Section »
Les chèques personnels et la monnaie ne sont pas acceptés.
Le paiement doit être envoyé avec les documents.
Toute différence de montant (excédent ou insuffisance) entraînera des retards.
Le nombre de signatures sera vérifié par la Section consulaire lors de l’analise.
Envoi des documents
Important :
Avant tout envoi, les documents doivent être transmis par courriel pour examen et approbation par la Section consulaire. Veuillez les envoyer à : conpanamaottawa@mire.gob.pa
En personne :
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Une fois la documentation approuvée par courriel, la date de dépôt en personne à l’Ambassade vous sera confirmée.
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Lors du dépôt, vos coordonnées (numéro de téléphone et courriel) seront demandées. Une fois les documents prêts, vous serez contacté pour leur retrait.
Par messagerie (courrier) :
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Si vous ne pouvez pas vous présenter en personne, vous pouvez envoyer vos documents à la Section consulaire de l’Ambassade.
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Une enveloppe de retour prépayée est obligatoire ; sinon, les documents devront être récupérés en personne.
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Les documents ne peuvent être envoyés par messagerie qu’après autorisation préalable.
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Toute documentation envoyée sans approbation préalable sera retournée sans traitement, à l’aide de l’enveloppe de retour fournie.
Demandes de légalisation
Pour les démarches de légalisation, veuillez contacter le consulat le plus proche :
Ottawa : conpanamaottawa@mire.gob.pa //+1 (613) 2367177
Toronto : conpanamatoronto@mire.gob.pa // +1 (416) 651-2350 / +1 (502) 291-9150
Vancouver: vancouverbc@panaconsul.ca // (778) 370-1415 / +1 (236) 866-1307
Montréal : conpanamamontreal@mire.gob.pa / +1 (514) 874 1929